Ackerschlagkartei kostenlos — was die Gratis-Wege leisten und wo sie enden

Eine Ackerschlagkartei bekommst du kostenlos. Sogar von der Behörde: Die Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft stellt ein Musterformular zur Aufzeichnungspflicht als Excel-Datei zum Download bereit — gratis, korrekt, mit allen Pflichtspalten. Die Frage ist also nicht, ob es etwas umsonst gibt. Die Frage ist, wie weit es trägt.

Wir haben selbst eine kostenlose Excel-Vorlage im Netz stehen. Deshalb steht hier auch ehrlich, wo sie aufhört — und an welchen fünf Stellen jede Gratis-Lösung kippt.

Die vier kostenlosen Wege

Alle vier sind zulässig. Es gibt keine Pflicht zu einer Software, und es gibt kein Gesetz, das „Ackerschlagkartei" heißt — es gibt ein Bündel an Aufzeichnungspflichten aus Pflanzenschutz- und Düngerecht, das auf dasselbe hinausläuft. Was davon wirklich Pflicht ist, steht im Überblick Ackerschlagkartei: was wirklich Pflicht ist.

Pflicht sind die Angaben, nicht das Werkzeug. Eine sauber geführte Tabelle ist bei einer Kontrolle so gültig wie jede Software — solange alles vollständig, zuordenbar und lesbar vorliegt.

Der 1. Januar 2027 stellt die Frage neu

Ein Datum verschiebt die Rechnung trotzdem. Für Pflanzenschutzmittel-Anwendungen gilt:

• Seit 1. Januar 2026 sind deutlich mehr Angaben Pflicht — unter anderem EPPO-Code der Kultur, BBCH-Stadium, Zulassungsnummer des Mittels, tatsächliche Aufwandmenge, Größe der behandelten Fläche und die Georeferenzierung.
• Bis Ende 2026 darf weiter schriftlich aufgezeichnet werden.
• Ab 1. Januar 2027 muss die Dokumentation elektronisch und in einem maschinenlesbaren Format erfolgen.

Für die kostenlosen Wege heißt das dreierlei. Der Papierbogen im Schlepper ist für die Pflanzenschutz-Doku ab 2027 keine Option mehr. Eine Excel-Datei ist elektronisch — aber maschinenlesbar wird sie erst durch die Struktur: eine Spalte je Pflichtangabe, nicht ein Feld „Bemerkungen", in dem Mittel, Menge und Stadium zusammen stehen. Und: Ob dein Tabellenblatt im Ernstfall als maschinenlesbares Format akzeptiert wird, entscheidet nicht die Software, sondern die zuständige Behörde. Verbindlich sind der Verordnungstext und die Auskunft deiner Landesstelle. Details und Rechtsgrundlagen: Pflanzenschutz-Dokumentation ab 2026/2027.

Fünf Stellen, an denen Gratis-Lösungen kippen

1. Niemand erzwingt die Pflichtfelder

Excel fragt nicht nach dem BBCH-Stadium. Wenn du im Mai in der Kabine tippst, fehlt die Zulassungsnummer, und im Februar weiß niemand mehr, welche Charge das war. Lücken fallen in einer Tabelle nicht auf — sie fallen bei der Kontrolle auf. Eine Software, die die Angabe beim Speichern verlangt, ist an dieser Stelle kein Komfort, sondern der ganze Unterschied.

2. Der Zulassungsstand steht nicht in der Tabelle

Zulassungen werden erteilt, geändert, laufen aus oder werden widerrufen. Maßgeblich ist die Online-Datenbank des BVL — nicht der Aufdruck auf dem Kanister und erst recht nicht die Spalte, in der das Mittel letztes Jahr schon stand. Eine Gratis-Lösung gleicht nichts ab. Du musst selbst nachsehen, jedes Mal.

3. Die Düngebedarfsermittlung muss vorher fertig sein

Die Düngeverordnung verlangt die Düngebedarfsermittlung vor der ersten Düngung einer Kultur im Düngejahr — nachträglich erstellen gilt nicht. Und dokumentiert wird jede Maßnahme kurz nach der Ausbringung, aufzubewahren sieben Jahre. Excel rechnet das, wenn du die Formeln baust. Es erinnert dich nur nicht daran, und es merkt auch nicht, dass die Datei von 2019 noch die alten Werte zieht.

4. Zwei Leute, eine Datei

Sobald Azubi, Aushilfe oder Lohnunternehmer mitschreiben, bekommst du entweder drei Versionen oder eine Person, die abends alles abtippt. Beides ist teuer: Das eine kostet Nachvollziehbarkeit, das andere Abende. Und Nacherfassung aus dem Gedächtnis ist genau die Stelle, an der Angaben ungenau werden.

5. Korrekturen ohne Spur

Aufzeichnungen sind Nachweise, keine Notizen. In einer Tabelle überschreibst du eine Zeile lautlos — hinterher ist nicht erkennbar, ob da eine Korrektur stand oder immer schon dieser Wert. Prüfsichere Systeme lassen korrigieren, aber mit Spur: Der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar, die Berichtigung steht daneben.

Für Bio-Betriebe kommt eine sechste Stelle dazu

Wer nach EU-Öko-Verordnung wirtschaftet, hat einmal im Jahr Besuch. Und die Kontrolle fragt breiter, als eine Schlagkartei-Tabelle antworten kann. Nach oekolandbau.de ist die Schlagkartei dabei „die zentrale betriebliche Dokumentation" — geprüft werden aber zusätzlich das zugekaufte Saat- und Pflanzgut, der Einsatz externer Betriebsmittel wie Dünger, Pflanzenschutz-, Desinfektions- und Reinigungsmittel, die Nachvollziehbarkeit von Herkunft und Verbleib der Ware sowie das Vorsorgekonzept des Betriebs, das gemeinsam durchgegangen wird.

In der Gratis-Welt liegt das an fünf Orten: Tabelle für die Schläge, Ordner für die Lieferscheine, Mail-Postfach für die Saatgut-Genehmigung, Zettel für die Reinigungsmittel, Kopf für das Vorsorgekonzept. Nichts davon ist verboten. Es ist nur der Grund, warum der Kontrolltag bei vielen Betrieben drei Abende Vorbereitung kostet statt einer Stunde.

Wann kostenlos genügt

Ehrliche Antwort: öfter, als Softwareanbieter zugeben. Bleib bei der Gratis-Lösung, wenn möglichst alles davon stimmt:

• Wenige Schläge, eine Person. Du schreibst selbst, du weißt, wo die Datei liegt.
• Wenig Pflanzenschutz. Je weniger Anwendungen, desto weniger Pflichtangaben, desto kleiner das Lückenrisiko.
• Du dokumentierst zeitnah. Nicht im Winter für den Sommer.
• Du hast ein Backup, das nicht auf demselben Rechner liegt. Sieben Jahre Aufbewahrung sind länger, als die meisten Laptops halten.
• Deine Struktur trägt 2027. Eine Spalte je Pflichtangabe, kein Sammelfeld.

Fehlt einer dieser Punkte, kostet die Gratis-Lösung dich nichts an Lizenz — aber Zeit, und im Kontrollfall womöglich mehr.

Wann sich bezahlte Software rechnet

Drei Fragen, die die Entscheidung machen

1. Wie viele Menschen schreiben in deine Doku? Mehr als eine — dann brauchst du ein System, keine Datei.
2. Wie viel Zeit geht im Jahr für Nacherfassung und Suchen drauf? Rechne es einmal in Arbeitstagen. Ab einem Tag ist jede Software billiger als deine Zeit.
3. Was passiert, wenn die Datei morgen weg ist? Wenn die Antwort „dann fehlen sieben Jahre" lautet, ist das kein Softwareproblem, sondern ein Betriebsrisiko.

Unsere Vorlage — und was sie nicht kann

Unsere Ackerschlagkartei als Excel-Vorlage ist kostenlos, ohne Anmeldung, mit den seit 2026 geforderten Pflanzenschutz-Spalten. Sie ist ein guter Start und für kleine Betriebe oft schon das Ziel.

Was sie nicht kann: Pflichtfelder erzwingen, den Zulassungsstand abgleichen, den Düngebedarf vor der Düngung anmahnen, mehrere Nutzer sauber trennen oder Korrekturen mit Spur festhalten. Genau dafür haben wir das Schlagbuch gebaut. Nimm die Vorlage, solange sie reicht — und wechsle, wenn einer der fünf Punkte oben auf deinen Betrieb zutrifft. Das ist keine Verkaufsempfehlung, das ist die Reihenfolge, in der es sinnvoll ist.